Politika ochrany osobných údajov

 GDPR

Počas poskytovania právnych služieb a právnej pomoci pre našich klientov prichádza naša advokátska kancelária do styku s množstvom citlivých  osobných údajov, ktorých ochrana a správne nakladanie je pre nás dôležité. Nižšie preto uvádzame spôsob,  akým – Advokátska kancelária Gallo, s.r.o., so sídlom Jilemnického 30, 036 01 Martin, IČO: 36715352, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Žilina,  odd.: Sro,  vložka č. 18410/L  ( ďalej už len ako „ Advokátska kancelária“ alebo „ Advokátska kancelária Gallo “) postupuje pri spracúvaní osobných údajov počas poskytovania právnych služieb a poskytovania právnej pomoci a ako zabezpečuje ich ochranu.  

Pri spracúvaní osobných údajov klientov ako aj  dotknutých osôb postupuje Advokátska kancelária Gallo v súlade s Nariadením európskeho parlamentu a rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje Smernica 95/46/ES (všeobecné Nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „Nariadenie GDPR“), zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „Zákon o ochrane osobných údajov“) , zákonom č. 586/2003 Z. z. o advokácii a o zmene a doplnení zákona č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákon o advokácii“), ako aj zo stavovských predpisov Slovenskej advokátskej komory , najmä  Kódex správania sa prijatý Slovenskou advokátskou komorou (“SAK”), ktorý bližšie vysvetľuje spracúvanie osobných údajov advokátmi ( link: https://www.sak.sk/blox/cms/sk/sak/doc/224/225/_event/open).

I. Získavanie osobných údajov

Osobné údaje Advokátska kancelária získava najčastejšie priamo od svojich klientov ako dotknutých osôb. V závislosti od konkrétneho prípadu neposkytnutie osobných údajov klientom môže mať dopad na schopnosť Advokátskej kancelárie poskytnúť právne poradenstvo riadne a včas alebo vo výnimočných prípadoch aj povinnosť odmietnuť poskytnúť právne poradenstvo. Osobné údaje o klientoch môže Advokátska kancelária získavať aj z verejne dostupných zdrojov, od orgánov verejnej moci alebo od iných osôb.
V takom prípade Advokátska kancelária môže získavať osobné údaje aj bez informovania dotknutej osoby  a aj proti jej vôli na základe zákonného oprávnenia a povinnosti vykonávať advokáciu v súlade so Zákonom o advokácií.

Získanie osobných údajov klientov ( ďalej klient tiež ako aj „dotknutá osoba“ alebo „ dotknuté osoby“)  Advokátskou kanceláriou je nevyhnutné pre:

  • poskytovanie právnych služieb našim klientom a vykonávanie advokátskeho povolania;
  • plnenie rôznych zákonných, stavovských a zmluvných povinnosti; 
  • chránenie oprávnených záujmov našich klientov, dotknutých osôb, iných osôb ako aj záujmov kancelárie

Advokátska kancelária získava spracúvané osobné údaje od dotknutej osoby alebo od iného subjektu. V prípade, ak Advokátska kancelária nezískala osobné údaje od dotknutej osoby, nemá povinnosť poskytnúť dotknutej osobe informácie o spracúvaní osobných údajov, umožniť prístup alebo prenosnosť osobných údajov, ak by to mohlo viesť k porušeniu povinnosti advokáta zachovávať mlčanlivosť podľa Zákona o advokácii.

II. Spracovávanie osobných údajov

Advokátska kancelária spracúva osobné údaje dotknutých osôb zákonným spôsobom, spravodlivo a transparentne, pričom ich spracovanie je zabezpečené spôsobom, ktorý zaručuje primeranú bezpečnosť osobných údajov, vrátane ochrany pred neoprávneným alebo nezákonným spracúvaním a náhodnou stratou, zničením alebo poškodením, a to prostredníctvom primeraných technických alebo organizačných opatrení.

Osobné údaje Advokátska kancelária získava na konkrétne určené, výslovne uvedené a legitímne účely, pričom dbá na ich správnosť a aktualizáciu. Údaje uchováva vo forme, ktorá umožňuje identifikáciu dotknutých osôb najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú, pričom tieto sú primerané, relevantné a obmedzené práve rozsahom, ktorý je nevyhnutný na dosiahnutie príslušného účelu spracúvania.

Advokátska kancelária získava a spracúva osobné údaje nevyhnutné na účely výkonu advokácie kopírovaním, skenovaním alebo iným zaznamenávaním úradných dokladov na nosič informácií aj bez súhlasu dotknutej osoby.

Advokátska kancelária má pri spracúvaní osobných údajov klientov a iných fyzických osôb v rozsahu nevyhnutnom na účely výkonu advokácie postavenie prevádzkovateľa. Zastupujúci advokáti vystupujú ako osoby konajúce na základe poverenia Advokátskej kancelárie, v dôsledku čoho majú prístup k osobným údajom dotknutých osôb. Osobné údaje dotknutých osôb môžu spracúvať len na základe pokynov Advokátskej kancelárie s výnimkou prípadov, keď sa to vyžaduje podľa práva Únie alebo práva členského štátu.

Advokátska kancelária v súvislosti s poskytovaním právnych služieb spolupracuje s viacerými sprostredkovateľmi, ktorí pri výkone svojej činnosti v zmysle príslušnej zmluvy spracúvajú osobné údaje v mene Advokátskej kancelárie a vystupujú teda ako spoloční prevádzkovatelia. 

III. Účel spracúvania osobných údajov

Účelom spracúvania osobných údajov Advokátskou kanceláriou je:  

1/  poskytovanie právnych služieb 

Právnym základom spracúvania je splnenie zákonnej povinnosti Advokátskej kancelárie ako prevádzkovateľa, ktorá vyplýva predovšetkým z nasledovných právnych predpisov:

  • Zákon o advokácii
  • zákon č. 136/2010 Z. z. o službách na vnútornom trhu a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
  • zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov (ďalej len „Občiansky zákonník“)
  • zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov (ďalej len „Obchodný zákonník“)
  • Advokátsky poriadok a ostatné stavovské predpisy Slovenskej advokátskej komory (ďalej len „stavovské predpisy SAK“).

2/ poskytovanie iných ako právnych služieb 

Právnym základom spracúvania je plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, ako aj plnenie zákonných povinností Advokátskej kancelárie Gallo ako prevádzkovateľa, ktoré vyplývajú predovšetkým z nasledovných právnych predpisov:

  • zákon č. 315/2016 Z. z. o registri partnerov verejného sektora a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
  • zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení neskorších predpisov
  • vyhláška Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 275/2014 Z. z. o zaručenej konverzii
  • zákon č. 116/1990 Zb. o nájme a podnájme nebytových priestorov v znení neskorších predpisov
  • Občiansky zákonník, Obchodný zákonník a ostatné súvisiace právne predpisy.

3/ zabezpečovanie súladu s právnymi predpismi a predpismi SAK

Právnym základom spracúvania je plnenie zákonných povinnosti Advokátskej kancelárie ako prevádzkovateľa, ktoré vyplývajú predovšetkým z nasledovných právnych predpisov:

  • Zákon o advokácii
  • zákon č. 297/2008 Z. z. o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
  • zákon č. 307/2014 Z. z. o niektorých opatreniach súvisiacich s oznamovaním protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
  • Advokátsky poriadok a ostatné stavovské predpisy SAK
  • Nariadenie GDPR

4/ účely týkajúce sa ochrany oprávnených záujmov

Právnym základom spracúvania je oprávnený záujem advokátov alebo tretích strán podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR, ktorý vyplýva predovšetkým z nasledovných právnych predpisov:

  • zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov (ďalej len „Občiansky zákonník“)
  • zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov (ďalej len „Obchodný zákonník“)
  • Nariadenie GDPR
  • Trestný poriadok, Trestný zákon, Civilný sporový poriadok, Civilný mimosporový poriadok, Správny súdny poriadok, Správny poriadok, Zákon o priestupkoch

5/ personalistika, mzdy a evidencia uchádzačov o zamestnanie 

Právnym základom spracúvania osobných údajov je plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR a oprávnený záujem podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR, ktorá vyplýva predovšetkým z nasledovných právnych predpisov:

  • Zákonník práce
  • Zákon o advokácii, Advokátsky poriadok a ostatné stavovské predpisy SAK
  • zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
  • zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov,
  • zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov,
  • zákon č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení v znení neskorších predpisov,
  • zákon č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
  • zákon č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
  • zákon č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
  • zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov,
  • zákon č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
  • zákon č. 125/2006 Z. z. o inšpekcií práce v znení neskorších predpisov,
  • zákon č. 233/1995 Z. z. o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti (Exekučný poriadok) a o zmene a doplnení ďalších zákonov v znení neskorších predpisov,
  • zákon č. 8/2008 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
  • zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov,
  • zákon č. 552/2003 Z. z. o výkone práce vo verejnom záujme v znení neskorších predpisov,
  • Zákon o ochrane osobných údajov.

Osobné údaje zamestnancov v rozsahu titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, služobné zaradenie, funkčné zaradenie, osobné číslo zamestnanca alebo zamestnanecké číslo zamestnanca, odborný útvar, miesto výkonu práce, telefónne číslo, faxové číslo, adresa elektronickej pošty na pracovisko a identifikačné údaje zamestnávateľa, je Advokátska kancelária oprávnená poskytovať, alebo zverejniť, ak je to potrebné v súvislosti s plnením pracovných, služobných, alebo funkčných povinností zamestnanca ako dotknutej osoby. Poskytovanie osobných údajov alebo zverejnenie osobných údajov nesmie narušiť vážnosť, dôstojnosť a bezpečnosť dotknutej osoby.

Osobné údaje uchádzačov o zamestnanie, ktorí dobrovoľne zaslali svoj životopis, motivačný list, žiadosť o prijatie do zamestnania, alebo inú obdobnú dokumentáciu  do Advokátskej kancelárie, pričom právnym základom spracúvania je slobodný súhlas dotknutej osoby so spracúvaním osobných údajov, ktorý môže dotknutá osoba kedykoľvek odvolať. Poskytnutie osobných údajov je dobrovoľné a v prípade neobsadenia pracovnej pozície dotknutou osobou sú osobné údaje zlikvidovane. 

6/ Účtovné a daňové účely 

Právnym základom spracúvania osobných údajov je plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, ktoré vyplývajú predovšetkým z osobitných zákonov v oblasti účtovníctva a správy daní. 

7/ štatistické účely, archívne účely vo verejnom záujme a účely historického a vedeckého výskumu

Právnym základom spracúvania osobných údajov je plnenie zákonnej povinnosti v zmysle zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, článok 89 Nariadenia GDPR a súvisiaca legislatíva. Osobné údaje dotknutej osoby nie sú poskytované príjemcom.

Dotknutá osoba je povinná poskytnúť svoje osobné údaje, v opačnom prípade jej Advokátska kancelária nemôže poskytovať právne služby.

Osobné údaje dotknutej osoby môžu byť v nevyhnutnom rozsahu poskytnuté predovšetkým nasledovným príjemcom: zamestnanci advokátskej kancelárie, zastupujúci a spolupracujúci advokáti, Slovenská advokátska komora (ďalej len „SAK“), účtovní a daňoví poradcovia, audítori, súdy a orgány činné v trestnom konaní, subjekty zabezpečujúce správu a podporu informačných technológií.

IV. Sprístupňovanie osobných údajov

Osobné údaje klientov a iných fyzických osôb Advokátska kancelária sprístupňuje len v nevyhnutnej miere a vždy pri zachovaní mlčanlivosti príjemcu údajov. Aj keď z dôvodu zachovania mlčanlivosti má Advokátska kancelária obmedzenú povinnosť poskytovať Vaše osobné údaje orgánom verejnej moci, Advokátska kancelária má zákonnú povinnosť prekaziť spáchanie trestného činu a takisto oznamovať informácie na úseku predchádzania priania špinavých peňazí a financovania terorizmu.

Na základe zmluvnej spolupráce Advokátskej kancelárie pri poskytovaní právnych služieb s advokátmi/advokátskymi kanceláriami, s ktorými má advokátska kancelária Gallo spoločné sídlo kancelárie ( JUDr. Marína Gallová, advokátka ) vystupujeme ako spoloční prevádzkovatelia, nakoľko spoločne spracúvame Vaše osobné údaje. Podstatou dohody medzi spoločnými prevádzakovateľmi, je spoločné určenie účelu a prostriedkov spracúvania osobných údajov, ako aj určenie zodpovednosti každej zmluvnej strany za plnenie povinností a úloh podľa GDPR. Podľa dohody je Advokátska kancelária Gallo kontaktným miestom pre dotknuté osoby a prevádzkovateľom, ktorý poskytuje dotknutým osobám informácie podľa čl. 13 a 14 GDPR, ako aj prevádzkovateľom, ktorý prijíma všetky žiadosti dotknutých osôb voči každému spoločnému prevádzkovateľovi. Dohoda medzi spoločnými prevádzkovateľmi je uzatvorená na dobu neurčitú.

Advokátska kancelária nezamýšľa preniesť osobné údaje dotknutých osôb do Tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie.

Advokátska kancelária Využíva vlastný server NAS na bezpečné ukladanie všetkých dát. Ochrana ukladaných dát ako aj ochrana osobných údajov prebieha v súlade s bezpečnostným projektom informačného systému vypracovaného pre Advokátsku kanceláriu.  

V. Uchovávanie osobných údajov

Advokátska kancelária uchováva osobné údaje dotknutých osôb, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú t.j. 

  • po dobu vyžadovanú príslušným všeobecne záväzným právnym predpisom, ak spracúva osobné údaje z dôvodu plnenia svojich zákonných povinností;
  • po dobu trvania zmluvného vzťahu založeného zmluvou, či trvania predzmluvných vzťahov, ak spracúva osobné údaje z dôvodu plnenia zmluvy;
  • po dobu trvania oprávneného záujmu, ktorý sleduje Advokátska, ak je spracúvanie osobných údajov na tento účel nevyhnutné;
  • po dobu výslovne uvedenú v súhlase alebo do jeho odvolania, ak spracúva osobné údaje na základe súhlasu.

Pri uchovávaní osobných údajov sa Advokátska kancelária riadi odporúčanými dobami uchovávania v zmysle Uznesenia predsedníctva Slovenskej advokátskej komory číslo 29/11/2011.  Dotknutá osoba môže Advokátskej kancelárii kedykoľvek adresovať žiadosť o uvedenie, ako dlho budú jej osobné údaje uchovávané.

VI . Práva dotknutých osôb

Dotknutá osoba má v súlade s Legislatívou o ochrane osobných údajov a Zákonom o advokácii právo požadovať od Advokátskej kancelárie prístup k osobným údajom, ktoré sa jej týkajú. Dotknutá osoba má právo na opravu, vymazanie alebo obmedzenie spracúvania osobných údajov, ako aj právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov a právo na ich prenosnosť. Dotknutá osoba má tiež právo odvolať súhlas so spracúvaním osobných údajov, ako aj právo podať sťažnosť.

Dotknutá osoba má právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu osobných údajov na účely priameho marketingu vrátane profilovania. Advokátska kancelária však toho času Nevykonáva automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania.

Ak Advokátka kancelária  spracováva osobné údaje pri poskytovaní právnych služieb dotknuté osoby nemajúprávo namietať proti takému spracúvaniu podľa článku 22 GDPR. Ak sa osobné údaje týkajú klienta (bez ohľadu na to, či je klient právnická alebo fyzická osoba), právo na prístup údajov ani právo na prenosnosť iné osoby nemajú z dôvodu zákonnej povinnosti advokáta zachovávať mlčanlivosť a poukazom na čl. 15 ods. 4 GDPR, 20 ods. 4 GDPR a § 18 ods. 8 Zákona o advokácii: 

„Advokát nemá povinnosť poskytnúť informácie o spracúvaní osobných údajov, umožniť prístup alebo prenosnosť osobných údajov podľa osobitného predpisu, ak by to mohlo viesť k porušeniu povinnosti advokáta zachovávať mlčanlivosť podľa tohto zákona.“

Advokátska kancelária je oprávnená zmeniť túto Politiku ochrany osobných údajov, a to najmä za účelom zapracovania legislatívnych zmien, aktualizácie účelov a prostriedkov spracúvania. Advokátska kancelária prípadnou zmenu tejto Politiky ochrany osobných údajov neobmedzí práva dotknutej osoby, ktoré vyplývajú z Nariadenia GDPR a ostatnej legislatívy o ochrane osobných údajov. Zmenu tejto Politiky ochrany osobných údajov Vám oznámime zverejnením jej novej verzie na našej webovej stránke.